Assistant de Direction H/F - Remplacement congé maternité CDD 4 mois

Assistant de Direction H/F - Remplacement congé maternité CDD 4 mois

Filière administrative | Catégorie B

La Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise (13 communes, 207 000 habitants) pilote le développement d’un territoire en pleine expansion. Située à l’ouest de l’Île-de-France sur l’axe Paris-Rouen-Le Havre, Cergy-Pontoise est desservie par un réseau de transport performant et dispose d’une liaison avec Paris en 30 minutes. Bassin de vie équilibré, le territoire cergypontain concentre un pôle économique dynamique (11 000 entreprises), un campus universitaire en développement (30 000 étudiants), des logements et des commerces, un pôle administratif, de nombreux équipements culturels et de loisirs, et un cadre de vie préservé.

Soucieuse d’adapter ses compétences aux projets du territoire, Cergy-Pontoise emploie près de 600 agents qui exercent plus de 80 métiers divers, au service du public et au sein d’une collectivité dynamique et responsable.

Économe en ressources, l'agglomération entend rester exemplaire sur son territoire tout en offrant un cadre de vie de qualité à ses habitants, avec notamment la protection des grands espaces naturels, la préservation de la biodiversité, la protection de la ressource en eau et le développement des énergies renouvelables (biomasse, photovoltaïque...).

 

Missions

Assure la coordination de l’activité administrative de la Direction

  • Suivi des courriers départ/ arrivée (dans le respect du logiciel courrier et du guide courrier)
  • Coordination de  l’activité des assistantes du pôle (accueil, permanence téléphonique, courrier, parapheurs,…)
  • Diffusion des informations
  • Gestion des fournitures
  • Suivi des congés des agents du Pôle (mise à jour des plannings)
  • Diffusion des journaux et magazines de la direction

Assure l’organisation administrative et pratique du binôme de direction

  • Accueil physique et téléphonique
  • Gestion administrative des rendez-vous et réunions
  • Gestion des agendas
  • Traitement du courrier « arrivé », « départ » et « signalé » de la direction
  • (réception, enregistrement informatisé, diffusion, classement, archivage)
  • Enregistrement et suivi des parapheurs
  • Vérification des pièces des parapheurs présentés au visa ou à la signature du
  • directeur/directeur adjoint
  • Rédaction, frappe, édition et photocopie de la correspondance courante
  • Préparation de dossiers spécifiques (recherche et vérification d’informations
  • photocopie, mise en forme, diffusion et classement)
  • Organisation du classement et de l’archivage des dossiers
  • Réalisation de tableaux de bord d’activités
  • Suivi du calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances décisionnelles : CAO, Bureaux et  Conseils

Profil

DUT ou BTS Secrétariat de Direction ou formation en gestion administrative permettant d’appréhender les impératifs de la fonction

Connaissances

  • techniques de secrétariat (prise de note, frappe, édition, accueil, téléphone, classement)
  • outil informatique (traitement de texte, tableur, Post Office, messagerie électronique, intranet, Power Point)
  • élaboration de tableaux de bord, outils de planification et de suivi

Qualités

  • organiser ses activités
  • coordonner les activités des autres secrétaires
  • communiquer en s’adaptant aux différents interlocuteurs
  • discrétion
  • rédiger les notes et les courriers
  • rendre compte de ses activités
  • repérer et d’analyser les différentes demandes des interlocuteurs pour y apporter une réponse adéquate
  • respecter et faire respecter la confidentialité de certains dossiers
  • rigueur
  • rechercher et transmettre des informations
  • travailler en équipe

Poste à pourvoir par voie de mutation, détachement, le cas échéant par voie contractuelle.
Dans le cadre de sa politique de recrutement, ce poste est ouvert aux travailleurs handicapés.

Candidater

Merci d’envoyer CV + lettre de motivation en rappelant la référence de l'offre, à l'aide du formulaire ci-dessous ou à l’adresse : drh@cergypontoise.fr avant le 01/07/2019

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